Viser arkivet for stikkord valgkomité

Valgkomitéarbeid: Roverkongress

I året som gikk satt jeg i valgkomiteen for Roverkongress 2013, sammen med tre andre kjekke og flinke rovere! I dette innlegget vil jeg sette fokus på hvilke faktorer vi tok mest hensyn til i innstillingen vår, og kommunikasjon innad i valgkomiteen.

På Roverkongress skal det velges mange representanter, blant annet til Rovernemnda, neste års Roverkongress, Roverfemkamp og UKM (Ungdommens kirkemøte). Annethvert år er det også valg av representanter til Landsting og arrangør av roverleir.

Innstillingen
Som aktiv rover blir man fort litt ”inhabil” med tanke på innstillingene som skal gjøres, da man gjerne kjenner både en og to og alle kandidatene. Da er det greit med noen retningslinjer å gå etter. I år hadde vi mange gode kandidater til de ulike vervene, og det var så å si umulig å kalle den ene “bedre” enn den andre. Til innstillingen vurderte vi derfor kandidatene på bakgrunn av:
- Alder (Ikke for høy og ikke for lav gjennomsnittsalder. Både vgs-alder og eldre)
– Geografi (krets og bosted)
– Kjønn (Rovernemnda med varaer skal bestå av fire gutter og fire jenter, og i de andre vervene skal fordelingen også være 50/50)
– Erfaring (speidererfaring og erfaring knyttet til kandidatens aktuelle verv)

Noen år har valgkomiteen slitt med å finne kandidater til vervene, men i år var det kandidater i overskudd! Innstillingen var derfor den vanskeligste jobben vår, fordi vi etterpå måtte ringe rundt og fortelle rovere som var gira på å gjøre en god jobb for Rovernorge at de ikke ble innstilt. Vi ringte også de som ble innstilt, og jeg tror det er bra og viktig at kandidatene er klar over dette på forhånd, før valgkomiteen presenterer innstillingen sin på kongressen. Det er også viktig at de som ikke blir innstilt ikke føler seg glemt, fordi dette er engasjerte og kjekke rovere som vi gjerne ønsker skal stille til valg ved flere anledninger.

Kommunikasjon: Sosiale medier
”Rovernemnda er nå der flest rovere ferdes når de ikke er på tur,” skriver de om seg selv på Facebook-siden sin, en side alle på Facebook kan ”like” og få oppdateringer fra på sin egen hovedside. Rovere flest er på Facebook, og derfor blir dette sosiale mediet tatt mer og mer i bruk til kommunikasjon og formidling av informasjon.

Valgkomiteen innstilles av Rovernemnda; det er gjerne rovere som ikke kjenner hverandre veldig godt fra før og kommer fra ulike steder i landet, og det blir heller ikke arrangert noe møte hvor alle er fysisk til stede mellom hver kongress. Dermed har Facebook blitt et midtpunkt for vår kommunikasjon. På nettstedet går det an å opprette lukkede grupper, hvor de eneste som kan se innholdet er medlemmene. Gruppa brukte vi (mer eller mindre) til seriøs kommunikasjon, som mulige kandidater, hvem vi hadde snakket med, ansvarsfordeling, avtaling av Skype-møter og til slutt innstilling og valgplakater.

Etter jul hadde vi tre Skype-møter (for ledere av den eldre generasjonen: telefonmøter over internett), der vi blant annet gjorde opp status, fordelte arbeidsoppgaver fremover, diskuterte innstillingen og forberedte oss til kongressen. Etter Skype-møtene la vi ut et kort møtereferat på Facebook. Vi brukte også Google Docs, et forum hvor alle medlemmene av valgkomiteen kunne oppdatere dokumentene ettersom oppgaver var utført. I valgkomité-mappa på Google Docs hadde vi blant annet en oversikt over aktuelle kandidater, innstilling, “to do”-liste og dokumenter om hva de ulike vervene innebærer. Jeg synes dette var en veldig lettvint og oversiktlig måte å holde orden på felles dokumenter og arbeidsfordeling!

Jeg skal sitte i den nye valgkomiteen frem til Roverkongress 2014 i Bergen. Av positive erfaringer fra året som gikk vil jeg blant annet trekke frem kommunikasjonen oss i mellom. Når vi fordelte arbeidsoppgaver som ringerunder, infotekst til Rovernemndas nyhetsbrev, ferdigstilling av valgplakater og lignende, ble det alltid gjort! Jeg synes Facebook, Skype og Google-Docs er nyttige verktøy for kommunikasjon. En annen ting jeg mener fungerte bra, er den nye ordningen med valgplakater, slik at kandidatene fikk skrive litt om seg selv og hva de ville bidra med i vervet sitt. På den måten fikk vi i valgkomiteen en lettere jobb under innstillingen, og deltakerne på kongressen kunne se bilder og lese om de ulike kandidatene og gjøre seg opp en mening om hvem de ville stemme på. Jeg følte at “valget” var mer til stede under hele kongressen, og ikke bare noe som dukket opp søndag morgen.

Jone foran valgplakatene

Trykk på valgplakatene for å få større bilde.

Det jeg mener vi bør bli bedre på, er kommunikasjon underveis med kandidatene og rovere som vurderer å stille til valg, noe Camilla fra valgkomitéen til Landsting skrev et godt innlegg om i går. Vi bør også være tidlig ute med å sette en dato for innstilling, slik at denne er gjort minst en uke før kongressen. Dette må formidles til resten av roverne i landet i god tid. På denne måten får vi tid til å ferdigstille valgplakatene, selv om alle som vil naturligvis kan stille til valg på kongressen. De som melder seg etter fristen blir ikke vurdert til innstillingen, men i år hadde vi en ordning hvor de fyllte ut en valgplakat for hånd. På kongressen fikk alle kandidatene anledning til å holde en valgtale på 2 minutt. Og til slutt – dere som blir spurt om å sitte i en valgkomité: svaret er ja, det er gøy! :-)

Valgkomitéuke: Kommunikasjon bør være et mål

I forbindelse med valkomitéuka her på Speiderlederbloggen ble jeg som leder av valgkomiteen for Landsting 2013 bedt om å dele noen av mine tanker om valgkomitéarbeid. Jeg valgte å benytte muligheten til å belyse en litt annen side ved arbeidet, nemlig kommunikasjon med kandidatene etter at de har sagt seg villig til å stille til valg. Dette innlegget er ikke ment som en oppskrift på hvordan valgkomitéarbeid skal gjøres, men ment som en tankevekker.

I følge organisasjonsbestemmelsene er oppgaven til valgkomiteen for landsting kort og godt å skaffe kandidater til de ulike vervene som skal fylles, og aller helst skal det stå flere villige kandidater på lista slik at det blir et reelt valg. Dette er og blir valgkomiteens hovedmål for arbeidet. Det sier seg selv at det krever en del kommunikasjon for å få tak i kandidater og overtale dem til at nettopp de er egnet for et spesielt verv. Og når man etter 34 ”nei” endelig får et ”ja, jeg vil stille til valg!” (og ekkoet fra gledeshylene og seiersdansen til valgkomiteen legger seg), er det lett å bare sette en hake ved navnet på kandidaten og jobbe videre med nye navn.

Det står ikke svart på hvitt noe sted at det er valgkomiteens oppgave også å kommunisere godt med de som har sagt seg villige til å stille til valg, og selv om det burde være en selvfølge må det ofte vike for målet om å få inn nok kandidater i tide. De siste årene har jeg sittet vekselvis i valgkomiteene for roverkongress, kretsting og landsting og dette er en utfordring som går igjen. Det er derfor stor sannsynlighet for at det samme kan skje for de som har en valgkomité på gruppeplan. Det er ingen god følelse å føle seg glemt, og jeg mener det bør være et mål for alle valgkomiteer å klare og holde en god dialog gående med kandidatene som stiller til valg – helt til valget er over. Det er mennesker som stiller til valg. Ofte ganske unge mennesker som allerede har gjort mye for forbundet vårt. Det minste vi kan gjøre når de har sagt seg villige til å stille til valg og ta på seg et viktig verv fremover, er å holde dem oppdaterte underveis i prosessen og stille oss disponible for alle spørsmål de har rundt vervet eller valgprosessen.

Kommunikasjon forenkler den vanskeligste jobben: Innstillingene
Valgkomiteene har et stort ansvar på seg, men det er også en ærefull oppgave å få lov til å snakke og bli kjent med så mange engasjerte speidere og fortelle dem at de er ønsket i et styre eller et annet verv. Når vi tar kontakt med dem mener vi oppriktig at de er gode kandidater og de fleste synes det er utrolig hyggelig å få denne beskjeden. Derfor kan det bli veldig vanskelig når man til slutt sitter med flere gode kandidater enn det er plass til i et styre, og man må velge bort noen og innstille de man mener er best ut fra en helhetsvurdering. Etter hvert som tiden går, dagene blir lenger og kalenderen viser at helgen for landsting nærmer seg – øker også presset på medlemmene av valgkomiteen. Med altfor hyppige telefonmøter, e-poster merket ”haster”, ”viktig” og ”kriiiiise”, og vennlige påminnelser fra forbundskontoret om at sakspapirene snart skal ut; er det fort gjort og bli så overopphengt i målet om å finne nok kandidater at man nedprioriterer kommunikasjonen med de som allerede har sagt ja til å stille til valg – og det på en tid i prosessen hvor de trenger det aller mest. For noen kan ta det tungt at de ikke får valgkomiteens innstilling etter alt det fine valgkomiteen har ramset opp om deres innsats. Og spesielt tungt kan det bli når de først må lese dette i sakspapirene. Jeg mener god valgkomité bør ta seg tid til å fortelle de som stiller til valg, spesielt de som ikke blir innstilt, om valgkomiteens innstilling før sakspapirene dumper ned i postkassa. Gjør man dette, og har man kommunisert godt underveis i prosessen, er det enklere å takle denne nyheten for kandidaten.

I tillegg til at det gjør innstillingsprosessen enklere for kandidaten er det enklere for valgkomiteen også. For de som har sittet i en valgkomité vet at det kan være vanskelig å levere en slik beskjed og forholde seg til de som ikke er innstilt. Selv om man bare har gjort det som er forventet av en valgkomité. Spesielt tungt kan dette bli dersom det dreier seg om mennesker man kjenner godt, noe det ofte er på gruppeplan hvor man har ukentlig kontakt og et godt fellesskap. For å sikre det store fellesskapet vi har i Norges KFUK-KFUM-speidere og påse at ingen sitter igjen med dårlige følelser og opplevelser etter et valg, bør kommunikasjon være et mål under valgkomitéarbeidet – ikke bare et virkemiddel.