Viser arkivet for stikkord planlegging

Nødvendigheten av å planlegge

Speidere er opptatt av å planlegge. Vi bruker tid på å planlegge. Vi har systemer og skjemaer. Vi har egne møter for å planlegge.

Vi er også ganske flink til å planlegge. (Ihvertfall hvis vi skal tro våre egne svar. Ifølge undersøkelser bytter de aller fleste tannbørster som anbefalt hver måned. De bytter da trolig internt, for det selges ikke en tiendedel så mange tannbørster engang).

“Alle” planlegger dato og sted. Tema setter like mange. Ansvar og hovedaktivitet komer også godt ut mellom 60% og 70% av speiderledere planlegger det. Detaljerte møteplaner faller litt lenger ned, og har et tydelig fall blant ledere fra oppdager til stifinner til vandrer. Lederne for de yngste planlegger detaljert i større grad. (Kan dette komme av at lederne for de yngre enhetene er ferske ledere, og derfor setter mindre lit til “dette kan jeg”/“Dette har jeg gjort mange ganger før”?)

Men hvilke fordeler er det egentlig ved å planlegge? Hva oppnår vi? Er det egentlig viktig? Jeg har vridd hjernen og prøvd å komme på bedre argumenter enn “Du må planlegge. Da blir det bra”.

Unngå å kaste bort tid

Dette er en av mine kampsaker. Så jeg setter den først selv om jeg ikke tror dette er det argumentet som virkelig overbeviser flest. Men det er det jeg legger (nest) mest vekt på. Noe forberedelser må gjøres, og tar en viss tid. Men kan det gjøres før alle kommer? Når jeg studerte og satt i forelesningssaler med 300 andre studenter husker jeg at jeg vred meg når vi ventet 3 minutter på at pc’en til professoren skulle skru seg på. Det er 3 minutter med 300 personers tid som er kastet bort. Det er 15 timer det. 10 minutter på et speidermøte for å kappe ned stokker til pionering? Og dere er 6 personer? Du gjør matten. Hvis aktiviteten dere skal øve på er kapping, så for all del. Men skal dere øve på surringer, og bare har en og en halv time? Så, ha stokkene klare! (Men vurder situasjonen. Kapping av stokker er et dårlig eksempel, hvis dere har kappe-verktøy til alle så er det greit. For da kan alle være i aktivitet. Har dere en sag, og 5 personer må vente, da kunne du delegert oppgaven før møte.)

Oppdatering etter peffsamling i Alta: Unngå å kaste bort tid 2

En veldig god grunn til å planlegge er å sørge for at det du gjør ikke er bortkastet. Dersom du ikke har planlagt kan du, som peffene illustrerte til meg i skuespillet om dansemøte, risikere å ha jobbet lenge med koroegrafien uten å kunne fullføre dansen fordi møtet plutselig er slutt. Da får du kanskje aldri fullført, eller må droppe noe annet. Uansett, en god grunn til å planlegge og sette av nok tid. (Husk reglene “Ting tar lenger tid en du tror” og “Alt fyller den tiden du har avsatt til det” (broren til speiderregelen: Du fyller alltid sekken full uansett hvor stor den er).

Kunnskapsmakt

Jeg er ikke helt sikker på hvordan jeg vil kategorisere/analysere denne. Jeg kalte det kunnskapsmakt. Et begrep fra ledelsteorier om hva som gir ledere makt. Enkelt forklart at du har makt i ulike situasjoner fordi du vet mer enn de du leder. Det gir deg mulighet til å holde igjen informasjon for å få det slik du ønsker (ofte regnet som ganske negativt i skandinavisk ledelse), men også at du får autoritet (at andre hører på deg) fordi de antar du har kontroll eller bedre oversikt. Jeg tenker på situasjoner der du ønsker å drive aktiv møteledelse. “Vi må gå videre nå”, “Hvis alle følger med her, så er vi klare for å bruke dette i praksis når alle kan dette” og “Arne har planlagt dette, og det er bra, så alle må delta nå” er alle eksempler, synes jeg, på god ledelse. Uten en plan, vil slike forsøk på ledelse falle helt gjennom. Er du derimot forberedt, har du mulighet til å sikre fremgang, konsentrere fokus og endre stemningen i gruppa.

Læring

Alle vet at for å lære må du repetere. Planlagt repetisjon, med variasjon, gir best resultat. Planlegger du kan du sikre repetisjon, og riktig progresjon.

motsatt, men det samme

Mål

“Vi vil gjerne…”. Har du planlagt et stort mål f.eks. topptur, sykkelleir, innsamlingsaksjon, første vinterovernatting eller annet så trenger du tid til forberedelser. Jo nærmere i tid du kommer, jo flere muligheter er narturlig borte.

Delegering/Fordeling

Eller som det egentlig er i en frivillig organisasjon, inkludering. Jeg hører sjelden våre speiderledere klage over at andre ledere delegerer for mye til dem. Vi må huske at alle er her frivillig, men jeg opplever for ofte at det blir til “Vi kan ikke be om for mye” når jeg synes det burde bety “Vi må huske å utfordre alle nok”. Vi er her for å bidra, ikke for å slække unna (de som er her for å slække unna trenger vi ikke bruke noe energi på. De får gjøre som de vil.) Så blir det som skiller deg ut som god leder at du klarer å utfordre på riktige ting, noe de synes er spennende og noe de kan mestre. Omfanget må være håndterbart med tanke på tid, men dersom det er aktiv delegering, der personer får mulighet til å melde seg, og det er en åpen samtale går det ofte bra. Og så lærer alle underveis.

Unngå negative assosiasjoner

Jeg skrev først unngå stress. Stress er jo ofte negativt. Men det blandes for lett med mye å gjøre eller kanskje hastverk. Jeg vet at jeg får energi av å delta eller lede speidermøter. Jeg liker det. Det er noe jeg velger å gjøre. Men når jeg ikke har planlagt og må bekymre meg hele dagen for om det blir et bra møte så hjelper det ikke alltid at det faktisk kan bli det. I ettertid kan jeg legge mest vekt på bekymringene. Det er det jeg husker. Jeg husker hele aktiviteten som stress.

Bygg opp stemningen

Skal dere gjøre noe kult? La alle glede seg til det! Litt markedsføring skader aldri. Høye forventninger som innfris er bedre enn overraskelser. (Dersom du ønsker å overraske iblant, så skap spenning i forkant.)

Plan A versjon 2

Jeg kommer alltid på nye i ideer i dusjen om morgen eller på vei til møtet. Og har jeg da lyst til å endre planen så antar jeg at det er for det bedre. Jeg er et stort fan av å endre planen, men for å gjøre det må jeg først ha en plan. Du kan ikke forbedre noe som ikke finnes.

Jeg tar nok dette til det ekstreme. Jeg kan ombestemme meg midt i setningen mens jeg står og forklarer alle hva vi skal gjøre. Det krever mye av lederne jeg har med meg. Du må tåle at jeg hvisker deg i øret mens oppdagerne står å ser på deg. Du må ta beskjeden og løpe med den :) Det krever selvsagt at jeg har en spesiell type mennesker med meg som ledere (på ingen måte bedre ledere, bare en spesiell type mennesker).

Jeg bruker ofte begrepet “sunk cost”. Arbeidet jeg har gjort, er gjort. Det får jeg ikke igjen. Det er herfra og fremover. Blir det bedre av denne nye ideen, så betyr det ikke noe at jeg da har kastet bort mange timer forberedelser. Men, et stort MEN, her er det viktig å være oppmerksom! Du kan sluke ditt eget arbeid, men har du vært flink og delegert skal du være veldig forsiktig med å endre planene slik at andres arbeid blir bortkastet. Det er god ledelse å ofre sitt eget arbeid først. Må du droppe andres bidrag for eksempel på grunn av for dårlig tid eller været eller annet uforutsett så pass på å anerkjenne bidraget deres, beklag deg til dem (ihvertfall hvis det har med tidsplanlegging eller lignende årsaker som gjør at det er din skyld) og prøv veldig hardt å få brukt det de har laget ved en senere anledning.

Annet?

Flere grunner til planlegging er menneskers umettelige behov, og vektlegging av, informasjon. Foreldre blir aldri mette på informasjon. Selv de som ikke planlegger selv, antar at personer som planlegger har bedre kontroll enn de som ikke planlegger. Planlegging kan minimere dobbeltarbeid. Du kan benytte planene om igjen. Du kan gi planene til neste gruppe ledere. Noen kan ta over dersom du må melde frafall på kort varsel.

Hva er dine erfaringer? Kjenner du deg igjen i noen av situasjonene over? Har du erfart andre positive følger av planlegging? Eller kjipe erfaringer fra manglende planlegging?

Runde 2

Etter snart 10 år som speiderleder hadde jeg endelig en evaluering* å planlegge ut fra. Eller en ordentlig evaluering* som jeg har gjort selv. Jeg har hatt andres evalueringer* og notater tidligere, men alle tenker jo ikke likt som meg, så det er jo ikke like nyttig.

(*Når jeg skriver evaluering mener jeg nok ikke kun evaluering. For meg er det mest nyttig hvis den også inneholder alt arbeidet, og planleggingen. Det er vel egentlig en slags revidering jeg tenker på).

Etter høstleiren til speidergruppen min ifjor så la vi fokus på å bruke tid i etterkant på å evaluere (og revidere).

Det var veldig greit å bare ta frem fjorårets (reviderte) tidsskjema, invitasjoner og leirsted. Da var vi allerede ferdig med planleggingen før vi hadde begynt. Og det var allerede bedre enn det var i fjor.

Men årets arrangement lignet overhodet ikke på fjorårets. Vi var oppe midt på natten, vi sov lenge lørdag morgen, vi hadde et helt annet program og alle gikk rundt med grønne strømpebukser og fjær i hatten.

Ved at vi hadde et program skrevet ned, som vi bare trengte å flytte og rydde litt i, så hadde vi overskudd til å planlegge Robin Hood tema med nattmanøver og festmiddag (på bål) spandert av Kong Richard.

Jeg tror årets arrangement var bedre enn ifjor. Og det var morsommere planlegging for lederne.

Nå gjenstår det bare å revidere etter arrangementet i år :) Det var en del tidstyver i forberedelsene, som jeg er sikker på at vi kan spare energi på til neste år.

Det hører kanskje også med til historien at vi glemte absolutt all maten til tretti personer i gangen i kirken. I fjor brukte vi litt lang tid på å komme av gårde fra kirken, så i år fokuserte vi på å være effektive når alle kom. I år fikk vi alle speidere og bagasje inn i biler på 10 minutter og fornøyde satte vi av gårde. All maten stod igjen. Vi oppdaget det før vi var fremme ihvertfall :-)

Speiderprogram.no på speiderhytta, i skogen og på fjelltoppen

Speiderprogram.no er den mest oppdaterte og fyldige versjonen av programtilbudet til KMspeiderne. Vi har undersøkt, og det er mange som bruker dette både til ukentlig inspirasjon til møtene og til planlegging av hele semesteret.

Mange har en samling med ledere før semsteret der de planlegger alt. Ofte er du da i speiderlokalet med dårlig internett, eller kanskje til og med på speiderhytta. Da hjelper det jo ikke at det beste speiderprogrammet ligger på internett. Men det finnes jo en måte; du kan jo bare åpne den aktiviteten du trenger, og la den være åpen i nettleseren. Og så kan du jo bare gjøre det med alle sidene på hele speiderprogram.no. Problem solved!

Ellers så kan du følge denne oppskriften her. Det krever litt, men når det først er klart så fungerer det som det skal (helt til du beveger deg utenfor speiderprogram.no-domenet). Resten her vil inneholde en del databegreper, jeg har prøvd å være så presis og enkel som jeg klarer, men det er sikkert noen steg her som er uforståelige. Gi det et forsøk, se om det fungerer, og hvis det gjør det så er det ikke å farlig om du ikke forstår alt.

1- Last ned en mappe med alt innholdet på speiderprogram.no:
Bruk helst torrent hvis du er kjent med det, det gir best resultat:
https://dl.dropbox.com/s/tp9o987gs0nu4r4/speiderprogram.torrent
(funker ikke filen over kan du prøve denne, har hatt mer hell med den: https://dl.dropbox.com/s/t1a6vin3dy30dxs/Speider.torrent )

Torrenten tok litt tid før den startet for meg og andre har slitt, men den skal fungere og flere fikk det lett til, bare ha litt tålmodighet. Gi meg tilbakemelding hvis det ikke fungerer, så skal jeg se om det er min feil.

Hvis du ikke kjenner til torrent, eller ikke får det til kan du bruke dropbox. Hvis du har dropbox installert får du et alternativ om å legge mappen direkte til i din dropbox – gjør det! :) Så kan du heller kopiere hele mappen ut av dropbox senere.
https://www.dropbox.com/sh/ae3bvf4e3nrot70/olD08rYEoy
Jeg vil ikke anbefale “download as .zip”, men bruker du “add to my dropbox” bør det fungere perfekt.

Det er noen utfordringer. Det er tydeligvis en begrensning i Windows som sier noe om lengden på den totale filbanen. Og den grensen er vi veldig nær her. Programmet legger derfor mappen rett i C:-mappen. I praksis betyr dette at dersom du får feilmeldinger må du legge mappen nærmere C: mappen din. (Jeg vet ikke hvordan dette er med Mac)

Den mappen er omtrent 289MB, som ikke er overveldende stort for del fleste internettlinjer idag. Men det er over 6000 filer og mapper, og det kan gjøre det litt mer krevende for noen datamaskiner. Men ha litt tålodighet så skal det fungere.

2- Åpne mappen og dobbeltklikk på filen som heter ‘index’
Da skal alt fungere som en vanlig nettside. Innholdet i mappen skal se ut som dette:

Du ser at du bruker en lokal kopi ved at det står file://etellerannetmassegreier i stedet for http://speiderprogram.no i adressefeltet på nettleseren.

Begrensninger

  • Denne mappen inneholder speiderprogram.no slik det var 29/8-2013, alt som legges til etter det kommer ikke med.
  • Søk fungerer ikke
  • En del filer det pekes til finnes ikke, blant annet forslagene til semsterplan.
  • Det er viktig å huske at dette er som om du hadde printet ut alle sidene på papir- så det er noen ting som ikke vil fungere. Men det meste av innholdet er der det skal, og hvis du treffer på noe som ikke virker så trykker du bare tilbakeknappen i nettleseren.
  • Alle linker som peker ut av domenet speiderprogram.no fungerer ikke. Det betyr at alle henvisninger til kmspeider.no og andre nettsider ikke vil fungere.

Fremgangsmåte: gjør det selv
Programmet jeg brukte heter “HTTrack website copier” og det finner du her: http://www.httrack.com/

Det er ganske enkelt, du skriver bare inn webadressen du ønsker å gjøre tilgjengelig offline og så laster den ned alt innholdet på alle sidene på det domenet. Det er noen innstillinger (du kan velge hvor “dypt” den skal gå, og noe annet.)

Men dette tar veldig lang tid. Speiderprogram.no tok en god del timer når jeg gjorde det her.

Programmet har en funksjon for å oppdatere allerede indekserte nettsider (altså slik at det ikke tar like lang tid hvis du allerede har lastet ned hele speiderprogram.no, og så ønsker å bare få med det nye), men det har jeg ikke fått prøve ennå.

Helt til slutt: Hvis du skjønte at dette betyr at du kan ta med deg speiderprogram.no på pc’en din ut i skogen uten internett, og har VELDIG lyst på det (nesten hundre kroner lyst på det), men ikke skjønte noe som helst annet, så ta kontakt så kan jeg se om jeg kan hjelpe til :-) (Det er for eksempel ikke veldig vanskelig å legge alt dette på en minnepinne)