Viser arkivet for stikkord organisering

Smiley, strekmunn og suringer

I helgen var jeg på besøk hos lederne i Bokn og Rennesøy. Der fikk jeg bruke en liten oppgave jeg fant i NSF sitt speiderblad (#1/2014). Det er en liten øvelse som kan passe i patruljen eller roverlaget. Les på side 31 her: http://www.speiding.no/speideren/flash/?blad=5865#/30

Det handler om å finne gode løsinger, der vi benytter gruppes sterke sider og takler utfordringene uten å omgå de.
Det handler om å finne ut hvor vi trenger innspill fra andre, hvilke områder er det vår gruppe har for lite kunnskap og erfaring.
Det handler om at alle skal få vise seg frem, alle skal få bruke sine styrker og sin kunnskap.
Det handler om å aktivt inkludere andre, ikke bare si at døra er åpen, men faktisk invitere andre inn.

Takk til Rennesøy og Bokn for en flott økt!

Nødvendigheten av å planlegge

Speidere er opptatt av å planlegge. Vi bruker tid på å planlegge. Vi har systemer og skjemaer. Vi har egne møter for å planlegge.

Vi er også ganske flink til å planlegge. (Ihvertfall hvis vi skal tro våre egne svar. Ifølge undersøkelser bytter de aller fleste tannbørster som anbefalt hver måned. De bytter da trolig internt, for det selges ikke en tiendedel så mange tannbørster engang).

“Alle” planlegger dato og sted. Tema setter like mange. Ansvar og hovedaktivitet komer også godt ut mellom 60% og 70% av speiderledere planlegger det. Detaljerte møteplaner faller litt lenger ned, og har et tydelig fall blant ledere fra oppdager til stifinner til vandrer. Lederne for de yngste planlegger detaljert i større grad. (Kan dette komme av at lederne for de yngre enhetene er ferske ledere, og derfor setter mindre lit til “dette kan jeg”/“Dette har jeg gjort mange ganger før”?)

Men hvilke fordeler er det egentlig ved å planlegge? Hva oppnår vi? Er det egentlig viktig? Jeg har vridd hjernen og prøvd å komme på bedre argumenter enn “Du må planlegge. Da blir det bra”.

Unngå å kaste bort tid

Dette er en av mine kampsaker. Så jeg setter den først selv om jeg ikke tror dette er det argumentet som virkelig overbeviser flest. Men det er det jeg legger (nest) mest vekt på. Noe forberedelser må gjøres, og tar en viss tid. Men kan det gjøres før alle kommer? Når jeg studerte og satt i forelesningssaler med 300 andre studenter husker jeg at jeg vred meg når vi ventet 3 minutter på at pc’en til professoren skulle skru seg på. Det er 3 minutter med 300 personers tid som er kastet bort. Det er 15 timer det. 10 minutter på et speidermøte for å kappe ned stokker til pionering? Og dere er 6 personer? Du gjør matten. Hvis aktiviteten dere skal øve på er kapping, så for all del. Men skal dere øve på surringer, og bare har en og en halv time? Så, ha stokkene klare! (Men vurder situasjonen. Kapping av stokker er et dårlig eksempel, hvis dere har kappe-verktøy til alle så er det greit. For da kan alle være i aktivitet. Har dere en sag, og 5 personer må vente, da kunne du delegert oppgaven før møte.)

Oppdatering etter peffsamling i Alta: Unngå å kaste bort tid 2

En veldig god grunn til å planlegge er å sørge for at det du gjør ikke er bortkastet. Dersom du ikke har planlagt kan du, som peffene illustrerte til meg i skuespillet om dansemøte, risikere å ha jobbet lenge med koroegrafien uten å kunne fullføre dansen fordi møtet plutselig er slutt. Da får du kanskje aldri fullført, eller må droppe noe annet. Uansett, en god grunn til å planlegge og sette av nok tid. (Husk reglene “Ting tar lenger tid en du tror” og “Alt fyller den tiden du har avsatt til det” (broren til speiderregelen: Du fyller alltid sekken full uansett hvor stor den er).

Kunnskapsmakt

Jeg er ikke helt sikker på hvordan jeg vil kategorisere/analysere denne. Jeg kalte det kunnskapsmakt. Et begrep fra ledelsteorier om hva som gir ledere makt. Enkelt forklart at du har makt i ulike situasjoner fordi du vet mer enn de du leder. Det gir deg mulighet til å holde igjen informasjon for å få det slik du ønsker (ofte regnet som ganske negativt i skandinavisk ledelse), men også at du får autoritet (at andre hører på deg) fordi de antar du har kontroll eller bedre oversikt. Jeg tenker på situasjoner der du ønsker å drive aktiv møteledelse. “Vi må gå videre nå”, “Hvis alle følger med her, så er vi klare for å bruke dette i praksis når alle kan dette” og “Arne har planlagt dette, og det er bra, så alle må delta nå” er alle eksempler, synes jeg, på god ledelse. Uten en plan, vil slike forsøk på ledelse falle helt gjennom. Er du derimot forberedt, har du mulighet til å sikre fremgang, konsentrere fokus og endre stemningen i gruppa.

Læring

Alle vet at for å lære må du repetere. Planlagt repetisjon, med variasjon, gir best resultat. Planlegger du kan du sikre repetisjon, og riktig progresjon.

motsatt, men det samme

Mål

“Vi vil gjerne…”. Har du planlagt et stort mål f.eks. topptur, sykkelleir, innsamlingsaksjon, første vinterovernatting eller annet så trenger du tid til forberedelser. Jo nærmere i tid du kommer, jo flere muligheter er narturlig borte.

Delegering/Fordeling

Eller som det egentlig er i en frivillig organisasjon, inkludering. Jeg hører sjelden våre speiderledere klage over at andre ledere delegerer for mye til dem. Vi må huske at alle er her frivillig, men jeg opplever for ofte at det blir til “Vi kan ikke be om for mye” når jeg synes det burde bety “Vi må huske å utfordre alle nok”. Vi er her for å bidra, ikke for å slække unna (de som er her for å slække unna trenger vi ikke bruke noe energi på. De får gjøre som de vil.) Så blir det som skiller deg ut som god leder at du klarer å utfordre på riktige ting, noe de synes er spennende og noe de kan mestre. Omfanget må være håndterbart med tanke på tid, men dersom det er aktiv delegering, der personer får mulighet til å melde seg, og det er en åpen samtale går det ofte bra. Og så lærer alle underveis.

Unngå negative assosiasjoner

Jeg skrev først unngå stress. Stress er jo ofte negativt. Men det blandes for lett med mye å gjøre eller kanskje hastverk. Jeg vet at jeg får energi av å delta eller lede speidermøter. Jeg liker det. Det er noe jeg velger å gjøre. Men når jeg ikke har planlagt og må bekymre meg hele dagen for om det blir et bra møte så hjelper det ikke alltid at det faktisk kan bli det. I ettertid kan jeg legge mest vekt på bekymringene. Det er det jeg husker. Jeg husker hele aktiviteten som stress.

Bygg opp stemningen

Skal dere gjøre noe kult? La alle glede seg til det! Litt markedsføring skader aldri. Høye forventninger som innfris er bedre enn overraskelser. (Dersom du ønsker å overraske iblant, så skap spenning i forkant.)

Plan A versjon 2

Jeg kommer alltid på nye i ideer i dusjen om morgen eller på vei til møtet. Og har jeg da lyst til å endre planen så antar jeg at det er for det bedre. Jeg er et stort fan av å endre planen, men for å gjøre det må jeg først ha en plan. Du kan ikke forbedre noe som ikke finnes.

Jeg tar nok dette til det ekstreme. Jeg kan ombestemme meg midt i setningen mens jeg står og forklarer alle hva vi skal gjøre. Det krever mye av lederne jeg har med meg. Du må tåle at jeg hvisker deg i øret mens oppdagerne står å ser på deg. Du må ta beskjeden og løpe med den :) Det krever selvsagt at jeg har en spesiell type mennesker med meg som ledere (på ingen måte bedre ledere, bare en spesiell type mennesker).

Jeg bruker ofte begrepet “sunk cost”. Arbeidet jeg har gjort, er gjort. Det får jeg ikke igjen. Det er herfra og fremover. Blir det bedre av denne nye ideen, så betyr det ikke noe at jeg da har kastet bort mange timer forberedelser. Men, et stort MEN, her er det viktig å være oppmerksom! Du kan sluke ditt eget arbeid, men har du vært flink og delegert skal du være veldig forsiktig med å endre planene slik at andres arbeid blir bortkastet. Det er god ledelse å ofre sitt eget arbeid først. Må du droppe andres bidrag for eksempel på grunn av for dårlig tid eller været eller annet uforutsett så pass på å anerkjenne bidraget deres, beklag deg til dem (ihvertfall hvis det har med tidsplanlegging eller lignende årsaker som gjør at det er din skyld) og prøv veldig hardt å få brukt det de har laget ved en senere anledning.

Annet?

Flere grunner til planlegging er menneskers umettelige behov, og vektlegging av, informasjon. Foreldre blir aldri mette på informasjon. Selv de som ikke planlegger selv, antar at personer som planlegger har bedre kontroll enn de som ikke planlegger. Planlegging kan minimere dobbeltarbeid. Du kan benytte planene om igjen. Du kan gi planene til neste gruppe ledere. Noen kan ta over dersom du må melde frafall på kort varsel.

Hva er dine erfaringer? Kjenner du deg igjen i noen av situasjonene over? Har du erfart andre positive følger av planlegging? Eller kjipe erfaringer fra manglende planlegging?

Blir du 1 prosent bedre hver dag, blir du 40 ganger så god på 1 år.

I speidergruppen kan vi kanskje ikke bli bedre hver dag. Og iblant er det naturlig at vi blir litt dårligere (kanskje fordi vi mister en leder, midlertidig mangler motivasjon eller har for lite tid til forberedelser).

Men kan vi bli bedre hvert år?

Dette er ikke et innlegg om nyttårsforsett.

Det er en post om å bli bedre hver dag. Bedre på hverdagene. Ikke hver hverdag. Men mange av de.
Speidergruppen min har mange arrangementer som er så tradisjonsrike at de er blitt hverdager. Det er høytidsarrangementer, men det er så velprøvd at det er blitt en hverdag for mange. I går var det juletrefest. Alltid med en gang i januar. Et arrangement som alltid starter speideråret, samler alle enhetene og mange foreldre.

Du starter med kø for å betale 10 kroner for inngangsbilletten som også er et lodd til trekningen som avslutter hele kvelden. Vi går rundt juletreet, med en forsanger som synger i mikrofon. Det er alltid litt vondt å gå forbi den ene høyttaleren som står på scenen. Etter 20 minutter med sang går alle opp i menighetssalen for å spise kaker. Alle har tatt med rester av julekakene. Deretter følger en lek der du skal tegne så bordet ditt klarer å gjette hvilken sang det er. Roverne pleier å vinne. Så er det bilder fra året som har gått. Tidligere som lysbilder (dette var grunnen til at alle bilder på sommerleiren ble tatt med to kameraer. Et speilrefleks og et eget til lysbilder). Nå på prosjektor. Først oppdagere, så stifinnere, vandrere og til slutt sommerleiren. Følgende er det en lek der vi trenger en frivillig oppdager, en stifinner, en vandrer, en rover (og en sjelden gang en leder). De skal spise så mye de klarer av et eple i en bøtte med vann før de skal finne en mandel i melet. Så er det tid for loddtrekning med premier fra Kiwi, Meny og Kid. Og kanskje fra en snill bonde på en fruktgård. Til slutt speiderbønnen.

Men, bedre, det blir vi. I år var sanger og høyttaler mer behagelig enn jeg kan huske fra tidligere. Bildeseriene inneholdt korte videoklipp (selv om det ikke overgikk fjorårets Gangham Style musikkvideoer fra patruljene), gjennomføringen av vann&mel-leken var effektiv og rettferdig og, nerd som jeg er, arbeidsfordelingen (eller delegeringen) var god.

Bedre er skummelt ord. (Bra er et bannlyst ord. Bra nok er greit.). Bedre er aldri vanskelig, det er bare snakk om hvor mye ressurser du vil kaste på problemet/utfordringen. Spesielt i en frivillig sammenheng. Det er derfor jeg liker tradisjoner så godt. Det krever lite kreativ energi å invitere til det samme arrangementet igjen hvert år. Det er derfor jeg liker å delegere oppgaver, for det krever mye kreativ energi å gjøre noe bedre enn før. Men mange, og spesielt mange speidere, har det naturlig i seg å gjøre sin ting ordentlig, og gjøre det bedre.

De fleste forbedringene i går kom fra personer som bare hadde ansvaret for en enkel ting. Det er dyktige mennesker alle sammen, men juletrefesten er ikke et arrangement vi trenger å bruke mye ekstra energi på. Bare litt bedre hvert år.

PS. Du blir egentlig 37.78 ganger så god hvis du blir 1% bedre hver dag i 365 dager. Måtte sjekke :)
PPS. Og snart vil jeg skrive om hvordan vi vet hva det er vits i å gjøre bedre.

Skyggeansvarlig

Foto: Anette Tjomsland

Her om dagen leste jeg heftet “økonomihåndbok for frivillige organisasjoner”.

Det er et praktisk og godt hefte om å drive med økonomi i lokallag (og også litt større sentrale organisasjoner). Men de diskuterer virkeligheten i lokallagene grundig og har et par praktiske forslag for at det økonomiske skal være så enkelt og sikkert som mulig.

De snakker om en Skyggeansvarlig. “Med skyggeansvarlig menes at man har en person som automatisk får ansvaret for en oppgave når den som opprinnelig har ansvaret for ekspempel har ferie eller blir syk over lengre tid, og som holder seg oppdatert om dette arbeidet selv om denne personen ikke har det daglige ansvaret” (avsnittet her handler egentlig om rutiner i sentralleddet)

Vi kjenner ofte dette som nestleder eller viseleder. Eller assistent. Men det er en praktisk forskjell. En nestleder, viseleder eller assistent har som regel del i det dalige ansvaret. En skygge har ansvaret for å være litt forberedt dersom du plutselig må ta over, men ikke mer enn det.

Ofte er mange av oppgavene i speidergruppen for små til at to personer kan være ansvarlig for det. Samtidig er det noen oppgaver som er veldig kjedelige hvis glipper.

Enklest er det jo å tenke på årsrapport (vær klar over at det her er veldig begrenset hvem som kan signere den), men mye av arbeidet kan gjøres av andre om det trengs. Her er det en helt tydelig kostnad ved å la dette glippe, selv bare en uke etter fristen koster det gruppen penger.

Andre oppgaver som er kjedelig at glipper, men ikke stor nok til at to personer kan ha ansvaret for det.
- Informasjon om sommerleir til speidere og foreldre
- Utbetaling av penger til personer som har lagt ut for speidergruppen
- Gjennomføring av ledersamling
- Innkjøp av speiderskjerf til opptagelse
- Påmelding til Norsk Roland
- Tilbud om ledersamatale

Det er sikkert masse oppgaver jeg har glemt, siden jeg ikke har hatt ansvaret for dem.

Jeg liker også å ha en “maseansvarlig” på viktige oppgaver jeg har ansvaret for, men som er både kjedelig og “uviktig” for meg der og da. Jeg tenker for eksempel på når jeg arrangerer troppstur så fokuserer jeg på innhold og mat og speiderne, men det er viktig å orden på hjemmeleder, papirlister over deltakere, penger, kontakt med foreldre osv. Maseansvarlig pleier jeg å oppnevne selv. Da ber jeg en passe på at jeg har gjort disse tingene tidsnok. Og mase helt til det er gjort. (Er du ekstra flink kan du jo forsøke å delegere vekk disse oppgavene i sin helhet).

3 datagreier som du kan bruke i speidergruppa

1. Google docs – datainnsamling

Det finnes mange spørreskjema-verktøy på internett. Men det enkleste og mest robuste mener jeg er google sin. For innsamling av data er dette det beste verktøyet for et speidergruppe.

Google Skjema kan brukes til påmelding til arrangementer eller evaluering av sommerleir. Jeg har brukt det til å samle inn forslag til aktiviteter. Eller til å gi alle lederne i gruppen mulighet til å si hvilke oppgaver de ønsker neste semester.

Google Skjema har mange muligheter, men er ganske selvforklarende. Jeg skal ikke gå igjennom alle mulighetene eller nøyaktig hvordan det brukes, men vil peke på et par ting som kan være viktig å huske.

  • Ta med et “nei” alternativ og be alle som å svare hvis du bruker det til påmelding til tur/leir. Da vet du at alle har fått informasjonen.
  • Husk åpne felt så du får all informasjonen du trenger (Dette er datainnsamling, ikke en undersøkelse)
  • Sett en siste frist, og følg med om det trengs en oppfølgingsmail (Hvis det er få som svarer)

Et par praktiske ting om google-docs:

  • Hvis du vil se svarene en og en i et regneark må du trykke på “velg svardestinasjon” og lage et nytt regneark.
  • Du kan få varsler hver gang noen svarer.

Og så velg hver gang noen svarer og enten daglig eller med en gang.

  • Du kan lukke skjemaet når du har hentet ut alle svarene, slik at ingen kan snike inn et svar etter at du er ferdig med påmelding. Da kan du for eksempel be dem ta kontakt på telefon.

2. Doodle.com

Er en enkel liten nettside som har en eneste funksjon. Du foreslår noen tidspunkt, og alle kan krysse av hvilke som passer.

Så får du enkelt oversikt over hva som passer best for flest.

Dette er mye lettere enn å bla gjennom alle svarene på epost, sms og facebook.

Her trenger du ikke å lage en bruker (men da må du passe godt på linkene de sender deg).

Gå til doodle.com, trykk “create event” og du er i gang.

  • General: Fyll inn informasjon om arrangementet
  • Time proposals: Her velger du aktuelle dager. Etter du har valgt dager får du muligheten til å velge flere tidspunkter per dag.
    Øverst til høyre står det “Free tekst”. Hvis du bruker den har du muligheten til å skrive hva du vil. Hvis du skal ha overnatting trenger du å ha denne, siden du ikke kan velge over natten datoer normalt.
Bildeserie med 3 bilder — bla ved å trykke på pilene
  • Settings:
    Yes-no-ifneedbe poll: Her får deltakerne muligheten til å trykke “hvis det trengs” (ifneedbe). Det kan jo være greit å vite at noen kan få det til hvis de må, men at de egentlig foretrekker en annen dag.

Hidden poll: Med dette alternativet huket på så kan kun du se svarene. Normalt får alle se hva andre har svart.
Participant can only choose one option: Normalt krysser alle av alle tidspunkt som passer. Med dette alternativet kan de kun velge et tidspunkt.
Limit the number of participants per option: Dette gir deg muligheten til å bruke doodle litt annerledes. Til påmeldinger der det er begrensete plasser på og ulike tidspunkt det er mulig å delta.

På siste side får du spørsmålet om du ønsker å sende ut invitasjon til å delta selv, eller om du vil lime inn epostadresser så doodle kan gjøre det for deg.
Jeg foretrekker alltid å sende linken selv.
Da trykker du bare den blå “finish” knappen, og så får du tilsendt to eposter med to ulike linker. (Disse linkene vises også på den siden du kommer til når du trykker “finish”)

Det er viktig å forstå forskjellen på disse linkene:
Participation link: (Deltakernes link)
Alle med denne linken kan legge inn svar. Det er denne linken du sender til alle som skal delta. Du kan dele den hvordan du vil. Epost, facebook, nettsider, sms eller hva som helst.

Administration link: (Eiers link)
Med denne linken kan du avslutte, endre, se alle svarene og printe ut alle svarene. Siden du ikke trenger å lage en konto (med brukernavn og passord) på doodle.com så kan alle med denne linken gjøre alt. Ikke del denne linken med andre enn de som trenger den.

3. Instacollage

Ofte er det deilig å legge fra seg mobilen når du er på speidertur. Ihvertfall slutte å tenke på resten av verden for en kveld eller helg. Samtidig kan det jo være hyggelig å dele litt med de hjemme hvordan barna har det på tur eller leir. Eller hva dere gjorde på speidermøtet idag.

Mange speidergrupper har nå egne grupper på facebook der foreldre følger med.

En enkel og god middelvei synes jeg er å lage en rask collage av bilder. Har du tatt et par bilder med mobilen så er det superraskt. To enkle apper til dette er:

Android:
Pixlr Express

Dette er den jeg bruker. Hvis du ønsker å bruke den delen av appen som redigerer og pynter på bilder så kan du være klar over at denne appen laster ned effektene første gang du bruker den. Se derfor litt rundt i appen før du drar på tur, i tilfelle du har dårlig dekning der du er.

iOS:
Frametastic

På leir i sommer delte vi ett bilde hver dag, og det satte foreldre og foresatte veldig pris på. (Og rovere som ikke kunne være med på leiren ble veldig misunnelige :) )

For mange flott collager med speiderbilder kan du følger @kmspeiderne på Instagram :)

Valgkomitéarbeid: Roverkongress

I året som gikk satt jeg i valgkomiteen for Roverkongress 2013, sammen med tre andre kjekke og flinke rovere! I dette innlegget vil jeg sette fokus på hvilke faktorer vi tok mest hensyn til i innstillingen vår, og kommunikasjon innad i valgkomiteen.

På Roverkongress skal det velges mange representanter, blant annet til Rovernemnda, neste års Roverkongress, Roverfemkamp og UKM (Ungdommens kirkemøte). Annethvert år er det også valg av representanter til Landsting og arrangør av roverleir.

Innstillingen
Som aktiv rover blir man fort litt ”inhabil” med tanke på innstillingene som skal gjøres, da man gjerne kjenner både en og to og alle kandidatene. Da er det greit med noen retningslinjer å gå etter. I år hadde vi mange gode kandidater til de ulike vervene, og det var så å si umulig å kalle den ene “bedre” enn den andre. Til innstillingen vurderte vi derfor kandidatene på bakgrunn av:
- Alder (Ikke for høy og ikke for lav gjennomsnittsalder. Både vgs-alder og eldre)
– Geografi (krets og bosted)
– Kjønn (Rovernemnda med varaer skal bestå av fire gutter og fire jenter, og i de andre vervene skal fordelingen også være 50/50)
– Erfaring (speidererfaring og erfaring knyttet til kandidatens aktuelle verv)

Noen år har valgkomiteen slitt med å finne kandidater til vervene, men i år var det kandidater i overskudd! Innstillingen var derfor den vanskeligste jobben vår, fordi vi etterpå måtte ringe rundt og fortelle rovere som var gira på å gjøre en god jobb for Rovernorge at de ikke ble innstilt. Vi ringte også de som ble innstilt, og jeg tror det er bra og viktig at kandidatene er klar over dette på forhånd, før valgkomiteen presenterer innstillingen sin på kongressen. Det er også viktig at de som ikke blir innstilt ikke føler seg glemt, fordi dette er engasjerte og kjekke rovere som vi gjerne ønsker skal stille til valg ved flere anledninger.

Kommunikasjon: Sosiale medier
”Rovernemnda er nå der flest rovere ferdes når de ikke er på tur,” skriver de om seg selv på Facebook-siden sin, en side alle på Facebook kan ”like” og få oppdateringer fra på sin egen hovedside. Rovere flest er på Facebook, og derfor blir dette sosiale mediet tatt mer og mer i bruk til kommunikasjon og formidling av informasjon.

Valgkomiteen innstilles av Rovernemnda; det er gjerne rovere som ikke kjenner hverandre veldig godt fra før og kommer fra ulike steder i landet, og det blir heller ikke arrangert noe møte hvor alle er fysisk til stede mellom hver kongress. Dermed har Facebook blitt et midtpunkt for vår kommunikasjon. På nettstedet går det an å opprette lukkede grupper, hvor de eneste som kan se innholdet er medlemmene. Gruppa brukte vi (mer eller mindre) til seriøs kommunikasjon, som mulige kandidater, hvem vi hadde snakket med, ansvarsfordeling, avtaling av Skype-møter og til slutt innstilling og valgplakater.

Etter jul hadde vi tre Skype-møter (for ledere av den eldre generasjonen: telefonmøter over internett), der vi blant annet gjorde opp status, fordelte arbeidsoppgaver fremover, diskuterte innstillingen og forberedte oss til kongressen. Etter Skype-møtene la vi ut et kort møtereferat på Facebook. Vi brukte også Google Docs, et forum hvor alle medlemmene av valgkomiteen kunne oppdatere dokumentene ettersom oppgaver var utført. I valgkomité-mappa på Google Docs hadde vi blant annet en oversikt over aktuelle kandidater, innstilling, “to do”-liste og dokumenter om hva de ulike vervene innebærer. Jeg synes dette var en veldig lettvint og oversiktlig måte å holde orden på felles dokumenter og arbeidsfordeling!

Jeg skal sitte i den nye valgkomiteen frem til Roverkongress 2014 i Bergen. Av positive erfaringer fra året som gikk vil jeg blant annet trekke frem kommunikasjonen oss i mellom. Når vi fordelte arbeidsoppgaver som ringerunder, infotekst til Rovernemndas nyhetsbrev, ferdigstilling av valgplakater og lignende, ble det alltid gjort! Jeg synes Facebook, Skype og Google-Docs er nyttige verktøy for kommunikasjon. En annen ting jeg mener fungerte bra, er den nye ordningen med valgplakater, slik at kandidatene fikk skrive litt om seg selv og hva de ville bidra med i vervet sitt. På den måten fikk vi i valgkomiteen en lettere jobb under innstillingen, og deltakerne på kongressen kunne se bilder og lese om de ulike kandidatene og gjøre seg opp en mening om hvem de ville stemme på. Jeg følte at “valget” var mer til stede under hele kongressen, og ikke bare noe som dukket opp søndag morgen.

Jone foran valgplakatene

Trykk på valgplakatene for å få større bilde.

Det jeg mener vi bør bli bedre på, er kommunikasjon underveis med kandidatene og rovere som vurderer å stille til valg, noe Camilla fra valgkomitéen til Landsting skrev et godt innlegg om i går. Vi bør også være tidlig ute med å sette en dato for innstilling, slik at denne er gjort minst en uke før kongressen. Dette må formidles til resten av roverne i landet i god tid. På denne måten får vi tid til å ferdigstille valgplakatene, selv om alle som vil naturligvis kan stille til valg på kongressen. De som melder seg etter fristen blir ikke vurdert til innstillingen, men i år hadde vi en ordning hvor de fyllte ut en valgplakat for hånd. På kongressen fikk alle kandidatene anledning til å holde en valgtale på 2 minutt. Og til slutt – dere som blir spurt om å sitte i en valgkomité: svaret er ja, det er gøy! :-)

Valgkomitéuke: Kommunikasjon bør være et mål

I forbindelse med valkomitéuka her på Speiderlederbloggen ble jeg som leder av valgkomiteen for Landsting 2013 bedt om å dele noen av mine tanker om valgkomitéarbeid. Jeg valgte å benytte muligheten til å belyse en litt annen side ved arbeidet, nemlig kommunikasjon med kandidatene etter at de har sagt seg villig til å stille til valg. Dette innlegget er ikke ment som en oppskrift på hvordan valgkomitéarbeid skal gjøres, men ment som en tankevekker.

I følge organisasjonsbestemmelsene er oppgaven til valgkomiteen for landsting kort og godt å skaffe kandidater til de ulike vervene som skal fylles, og aller helst skal det stå flere villige kandidater på lista slik at det blir et reelt valg. Dette er og blir valgkomiteens hovedmål for arbeidet. Det sier seg selv at det krever en del kommunikasjon for å få tak i kandidater og overtale dem til at nettopp de er egnet for et spesielt verv. Og når man etter 34 ”nei” endelig får et ”ja, jeg vil stille til valg!” (og ekkoet fra gledeshylene og seiersdansen til valgkomiteen legger seg), er det lett å bare sette en hake ved navnet på kandidaten og jobbe videre med nye navn.

Det står ikke svart på hvitt noe sted at det er valgkomiteens oppgave også å kommunisere godt med de som har sagt seg villige til å stille til valg, og selv om det burde være en selvfølge må det ofte vike for målet om å få inn nok kandidater i tide. De siste årene har jeg sittet vekselvis i valgkomiteene for roverkongress, kretsting og landsting og dette er en utfordring som går igjen. Det er derfor stor sannsynlighet for at det samme kan skje for de som har en valgkomité på gruppeplan. Det er ingen god følelse å føle seg glemt, og jeg mener det bør være et mål for alle valgkomiteer å klare og holde en god dialog gående med kandidatene som stiller til valg – helt til valget er over. Det er mennesker som stiller til valg. Ofte ganske unge mennesker som allerede har gjort mye for forbundet vårt. Det minste vi kan gjøre når de har sagt seg villige til å stille til valg og ta på seg et viktig verv fremover, er å holde dem oppdaterte underveis i prosessen og stille oss disponible for alle spørsmål de har rundt vervet eller valgprosessen.

Kommunikasjon forenkler den vanskeligste jobben: Innstillingene
Valgkomiteene har et stort ansvar på seg, men det er også en ærefull oppgave å få lov til å snakke og bli kjent med så mange engasjerte speidere og fortelle dem at de er ønsket i et styre eller et annet verv. Når vi tar kontakt med dem mener vi oppriktig at de er gode kandidater og de fleste synes det er utrolig hyggelig å få denne beskjeden. Derfor kan det bli veldig vanskelig når man til slutt sitter med flere gode kandidater enn det er plass til i et styre, og man må velge bort noen og innstille de man mener er best ut fra en helhetsvurdering. Etter hvert som tiden går, dagene blir lenger og kalenderen viser at helgen for landsting nærmer seg – øker også presset på medlemmene av valgkomiteen. Med altfor hyppige telefonmøter, e-poster merket ”haster”, ”viktig” og ”kriiiiise”, og vennlige påminnelser fra forbundskontoret om at sakspapirene snart skal ut; er det fort gjort og bli så overopphengt i målet om å finne nok kandidater at man nedprioriterer kommunikasjonen med de som allerede har sagt ja til å stille til valg – og det på en tid i prosessen hvor de trenger det aller mest. For noen kan ta det tungt at de ikke får valgkomiteens innstilling etter alt det fine valgkomiteen har ramset opp om deres innsats. Og spesielt tungt kan det bli når de først må lese dette i sakspapirene. Jeg mener god valgkomité bør ta seg tid til å fortelle de som stiller til valg, spesielt de som ikke blir innstilt, om valgkomiteens innstilling før sakspapirene dumper ned i postkassa. Gjør man dette, og har man kommunisert godt underveis i prosessen, er det enklere å takle denne nyheten for kandidaten.

I tillegg til at det gjør innstillingsprosessen enklere for kandidaten er det enklere for valgkomiteen også. For de som har sittet i en valgkomité vet at det kan være vanskelig å levere en slik beskjed og forholde seg til de som ikke er innstilt. Selv om man bare har gjort det som er forventet av en valgkomité. Spesielt tungt kan dette bli dersom det dreier seg om mennesker man kjenner godt, noe det ofte er på gruppeplan hvor man har ukentlig kontakt og et godt fellesskap. For å sikre det store fellesskapet vi har i Norges KFUK-KFUM-speidere og påse at ingen sitter igjen med dårlige følelser og opplevelser etter et valg, bør kommunikasjon være et mål under valgkomitéarbeidet – ikke bare et virkemiddel.

Valgkomiteuke: Rangering

Valgkomiteens oppgaver kan oppsummeres med ett ord: Rangering.

Helt fra start handler valgkomiteens arbeid om å rangere. Rangering av ideer, rangering av mål, rangering av personer.

Det er flere syn på valgkomiteens suksess, og det kan gi veldig ulike rangeringer senere i arbeidet. Skal de fylle posisjonene for arbeidet neste år? Skal de sørge for at de beste personene stiller til valg? Er oppgaven å få sin innstilling valgt på årsmøtet? Er det et mål at det skal bli et reelt valg på årsmøtet? Hvilket ansvar har valgkomiteen overfor potensielle kandidater?

Jeg ønsker å utforske disse spørsmålene denne uken. Jeg startet i går med en tanke om valgkomitearbeid i lokale grupper. (Ja, jeg mener det er ulike prioriteringer på ulike nivåer i organisasjonen)

Siden valgkomiteer har ulike mål for suksess, har valgkomiteer mange ulike former. I går lærte jeg at veldig få speidergrupper bruker egne valgkomiteer for å fylle gruppestyrer. Jeg leste også i organisasjonsbestemmelsene våre at enhetsledere utnevnes av gruppeting (de velges ikke). Jeg gleder med til å utforske dette videre, kom gjerne med dine erfaringer i kommentarfeltet! Eller skriv innlegg om hvordan din gruppe gjøre det!

Bilde fra Aftenposten der Fredriksen og Olav Thon får kritikk fra sjefen i Folketrygdfondet for å ikke ha valgkomite :)

http://www.aftenposten.no/okonomi/Kritiserer-Thon-og-Fredriksen-for-maktbruken-7135915.html

Valgkomiteuke: To oppgaver, og en ekstra tanke

I speidergruppa har valgkomiteen to hovedoppgaver, og de må ha en ekstra tanke i bakhodet.

Mål 1: Alle må bli spurt
Mål 2: De beste personene må fylle posisjonene
Ekstra tanke: Det må skje utskiftning i ledergruppen jevnlig

Mål 1: Alle må bli spurt
I en lokal speidergruppe er det viktig å ta vare på alle medlemmer. Det er grunn nok til at å spørre alle må være et av de viktigste målene til valgkomiteen i speidergruppa.

I tillegg;
Det er viktig å ha en åpen prosess i arbeidet med å fylle alle posisjoner. Ved å spørre så bredt som mulig risikerer du å fange interessen til personer dere ellers ikke hadde tenkt på å spørre. Alle med tilknytning til speidergruppa må vurdere om de ønsker å bidra i en lederposisjon, så kanskje de blir klare til å stille neste runde.

Mål 2: De beste må fylle posisjonene
Det er viktig at hver rolle fylles av dyktige kandidater. Det er ikke ønskelig å ha gamblet med en enhet. Valgkomiteen bør føle seg trygge på at neste års stifinnerarbeid blir bra. I en ideell situasjon bør alle enhetsledere ha prøvd seg som medleder/assistent slik at speidergruppa er kjent med dem. Allikevel må vi gi unge en mulighet til å “heve seg til situasjonen”. Gitt den rette støtte og det rette lederteamet i enheten kan unge og lovende overraske med det beste speideråret i manns minne.

For å sikre at de beste fyller posisjonene er det viktig å være tydelig på at alle “melder interesse” for en rolle. Det er ingen som kan “melde seg” til å være noe. Når alle blir spurt er det kun en “interesseregistrering” og det er senere opp til valgkomiteen å innstille og avklare forventninger.
Jeg synes også det er god skikk at selv “sikre” kandidater (årets vandrerleder f.eks.) får melde sin interesse på samme vilkår som alle andre. Uansett hvor fornøyd alle er med arbeidet og hvor tydelig han/hun har meldt et ønske om å fortsette, så er det like greit at alle svarer. Da har du sikret at alle andre har fått muligheten til å bli hørt, og den “sikre” lederen har faktisk fått muligheten til å gi seg og har bestemt seg for å fortsette.

Ekstra tanke: Det må være jevnlig utskiftning
Det er ikke et mål å presse noen ut av en lederoppgave de har. Men jeg tror det kan være gunstig å rotere ledere. Skapes det en forventning i en gruppe at alle må bytte roller iblant vil det gjøre det enklere for alle. Etter tre år i en rolle bør noen andre ta over. Kanskje kan gamle travere finne ny inspirasjon i nye oppgaver.
Det er lite sannsynlig at noen stiller til en posisjon som en leder har hatt i flere år.
Hvis det ikke er litt utskiftning hvert år, er det helt nødt til å komme store utskiftninger på en gang. Det kan være tungt for gruppen hvis mange ledere gir seg samtidig, derfor er det viktig at ledere skiftes jevnlig.

Praktisk forslag:
Lag et spørreskjema i Google docs – Da kan alle få krysse av, og du får tak i informasjon om aktuelle kandidater.
I helgen fikk jeg en epost fra min speidergruppe. Der var det en link til et skjema i Google docs, som alle kan fylle inn i. Legg merke til detaljen “Jeg venter til neste år” (alle i gruppen er forventet å svare på skjemaet, så valgkomiteen vet hvem som bare har glemt å svare, og hvem som ikke ønsker å stille til noe i år)

Speiderekspertene

Noe av det viktigste i en speidergruppe er å ha et lederteam som utfyller hverandre. En er bedre på organisering, en på leker og en på forkynnelse. Da kan vi alle lære av hverandre, og bli inspirert.

Men det er ikke alltid vi har alle personlighetene og egenskapene vi synes vi burde ha i en ledergruppe. Iblant kan det være nødvendig å få inn litt ekstra hjelp.

Hvis du kunne “bestille” et speidermøte til din gruppe, hvordan ville bestillingen sett ut?

Speiderekspertene kommer for å hjelpe!