Nødvendigheten av å planlegge

Speidere er opptatt av å planlegge. Vi bruker tid på å planlegge. Vi har systemer og skjemaer. Vi har egne møter for å planlegge.

Vi er også ganske flink til å planlegge. (Ihvertfall hvis vi skal tro våre egne svar. Ifølge undersøkelser bytter de aller fleste tannbørster som anbefalt hver måned. De bytter da trolig internt, for det selges ikke en tiendedel så mange tannbørster engang).

“Alle” planlegger dato og sted. Tema setter like mange. Ansvar og hovedaktivitet komer også godt ut mellom 60% og 70% av speiderledere planlegger det. Detaljerte møteplaner faller litt lenger ned, og har et tydelig fall blant ledere fra oppdager til stifinner til vandrer. Lederne for de yngste planlegger detaljert i større grad. (Kan dette komme av at lederne for de yngre enhetene er ferske ledere, og derfor setter mindre lit til “dette kan jeg”/“Dette har jeg gjort mange ganger før”?)

Men hvilke fordeler er det egentlig ved å planlegge? Hva oppnår vi? Er det egentlig viktig? Jeg har vridd hjernen og prøvd å komme på bedre argumenter enn “Du må planlegge. Da blir det bra”.

Unngå å kaste bort tid

Dette er en av mine kampsaker. Så jeg setter den først selv om jeg ikke tror dette er det argumentet som virkelig overbeviser flest. Men det er det jeg legger (nest) mest vekt på. Noe forberedelser må gjøres, og tar en viss tid. Men kan det gjøres før alle kommer? Når jeg studerte og satt i forelesningssaler med 300 andre studenter husker jeg at jeg vred meg når vi ventet 3 minutter på at pc’en til professoren skulle skru seg på. Det er 3 minutter med 300 personers tid som er kastet bort. Det er 15 timer det. 10 minutter på et speidermøte for å kappe ned stokker til pionering? Og dere er 6 personer? Du gjør matten. Hvis aktiviteten dere skal øve på er kapping, så for all del. Men skal dere øve på surringer, og bare har en og en halv time? Så, ha stokkene klare! (Men vurder situasjonen. Kapping av stokker er et dårlig eksempel, hvis dere har kappe-verktøy til alle så er det greit. For da kan alle være i aktivitet. Har dere en sag, og 5 personer må vente, da kunne du delegert oppgaven før møte.)

Oppdatering etter peffsamling i Alta: Unngå å kaste bort tid 2

En veldig god grunn til å planlegge er å sørge for at det du gjør ikke er bortkastet. Dersom du ikke har planlagt kan du, som peffene illustrerte til meg i skuespillet om dansemøte, risikere å ha jobbet lenge med koroegrafien uten å kunne fullføre dansen fordi møtet plutselig er slutt. Da får du kanskje aldri fullført, eller må droppe noe annet. Uansett, en god grunn til å planlegge og sette av nok tid. (Husk reglene “Ting tar lenger tid en du tror” og “Alt fyller den tiden du har avsatt til det” (broren til speiderregelen: Du fyller alltid sekken full uansett hvor stor den er).

Kunnskapsmakt

Jeg er ikke helt sikker på hvordan jeg vil kategorisere/analysere denne. Jeg kalte det kunnskapsmakt. Et begrep fra ledelsteorier om hva som gir ledere makt. Enkelt forklart at du har makt i ulike situasjoner fordi du vet mer enn de du leder. Det gir deg mulighet til å holde igjen informasjon for å få det slik du ønsker (ofte regnet som ganske negativt i skandinavisk ledelse), men også at du får autoritet (at andre hører på deg) fordi de antar du har kontroll eller bedre oversikt. Jeg tenker på situasjoner der du ønsker å drive aktiv møteledelse. “Vi må gå videre nå”, “Hvis alle følger med her, så er vi klare for å bruke dette i praksis når alle kan dette” og “Arne har planlagt dette, og det er bra, så alle må delta nå” er alle eksempler, synes jeg, på god ledelse. Uten en plan, vil slike forsøk på ledelse falle helt gjennom. Er du derimot forberedt, har du mulighet til å sikre fremgang, konsentrere fokus og endre stemningen i gruppa.

Læring

Alle vet at for å lære må du repetere. Planlagt repetisjon, med variasjon, gir best resultat. Planlegger du kan du sikre repetisjon, og riktig progresjon.

motsatt, men det samme

Mål

“Vi vil gjerne…”. Har du planlagt et stort mål f.eks. topptur, sykkelleir, innsamlingsaksjon, første vinterovernatting eller annet så trenger du tid til forberedelser. Jo nærmere i tid du kommer, jo flere muligheter er narturlig borte.

Delegering/Fordeling

Eller som det egentlig er i en frivillig organisasjon, inkludering. Jeg hører sjelden våre speiderledere klage over at andre ledere delegerer for mye til dem. Vi må huske at alle er her frivillig, men jeg opplever for ofte at det blir til “Vi kan ikke be om for mye” når jeg synes det burde bety “Vi må huske å utfordre alle nok”. Vi er her for å bidra, ikke for å slække unna (de som er her for å slække unna trenger vi ikke bruke noe energi på. De får gjøre som de vil.) Så blir det som skiller deg ut som god leder at du klarer å utfordre på riktige ting, noe de synes er spennende og noe de kan mestre. Omfanget må være håndterbart med tanke på tid, men dersom det er aktiv delegering, der personer får mulighet til å melde seg, og det er en åpen samtale går det ofte bra. Og så lærer alle underveis.

Unngå negative assosiasjoner

Jeg skrev først unngå stress. Stress er jo ofte negativt. Men det blandes for lett med mye å gjøre eller kanskje hastverk. Jeg vet at jeg får energi av å delta eller lede speidermøter. Jeg liker det. Det er noe jeg velger å gjøre. Men når jeg ikke har planlagt og må bekymre meg hele dagen for om det blir et bra møte så hjelper det ikke alltid at det faktisk kan bli det. I ettertid kan jeg legge mest vekt på bekymringene. Det er det jeg husker. Jeg husker hele aktiviteten som stress.

Bygg opp stemningen

Skal dere gjøre noe kult? La alle glede seg til det! Litt markedsføring skader aldri. Høye forventninger som innfris er bedre enn overraskelser. (Dersom du ønsker å overraske iblant, så skap spenning i forkant.)

Plan A versjon 2

Jeg kommer alltid på nye i ideer i dusjen om morgen eller på vei til møtet. Og har jeg da lyst til å endre planen så antar jeg at det er for det bedre. Jeg er et stort fan av å endre planen, men for å gjøre det må jeg først ha en plan. Du kan ikke forbedre noe som ikke finnes.

Jeg tar nok dette til det ekstreme. Jeg kan ombestemme meg midt i setningen mens jeg står og forklarer alle hva vi skal gjøre. Det krever mye av lederne jeg har med meg. Du må tåle at jeg hvisker deg i øret mens oppdagerne står å ser på deg. Du må ta beskjeden og løpe med den :) Det krever selvsagt at jeg har en spesiell type mennesker med meg som ledere (på ingen måte bedre ledere, bare en spesiell type mennesker).

Jeg bruker ofte begrepet “sunk cost”. Arbeidet jeg har gjort, er gjort. Det får jeg ikke igjen. Det er herfra og fremover. Blir det bedre av denne nye ideen, så betyr det ikke noe at jeg da har kastet bort mange timer forberedelser. Men, et stort MEN, her er det viktig å være oppmerksom! Du kan sluke ditt eget arbeid, men har du vært flink og delegert skal du være veldig forsiktig med å endre planene slik at andres arbeid blir bortkastet. Det er god ledelse å ofre sitt eget arbeid først. Må du droppe andres bidrag for eksempel på grunn av for dårlig tid eller været eller annet uforutsett så pass på å anerkjenne bidraget deres, beklag deg til dem (ihvertfall hvis det har med tidsplanlegging eller lignende årsaker som gjør at det er din skyld) og prøv veldig hardt å få brukt det de har laget ved en senere anledning.

Annet?

Flere grunner til planlegging er menneskers umettelige behov, og vektlegging av, informasjon. Foreldre blir aldri mette på informasjon. Selv de som ikke planlegger selv, antar at personer som planlegger har bedre kontroll enn de som ikke planlegger. Planlegging kan minimere dobbeltarbeid. Du kan benytte planene om igjen. Du kan gi planene til neste gruppe ledere. Noen kan ta over dersom du må melde frafall på kort varsel.

Hva er dine erfaringer? Kjenner du deg igjen i noen av situasjonene over? Har du erfart andre positive følger av planlegging? Eller kjipe erfaringer fra manglende planlegging?

Vist 533 ganger. Ingen følger denne samtalen.
Annonse